Protokolo subtilybes, ne tik šiame renginyje, „Kauno diena“ aiškinasi su Užsienio reikalų ministerijos Valstybinio ir diplomatinio protokolo departamento direktoriumi Petru Zapolsku.

Iki detalių

– Kokie jūsų departamentui buvo didžiausi iššūkiai rengiant NATO viršūnių susitikimą Vilniuje?

– Pirma, viešieji pirkimai – nuo lėktuvų, automobilių, maitinimo iki vėliavų, suvenyrų. Antra, viso renginio logistikos schemos parengimas ir suderinimas ne tik su NATO štabo komanda, bet ir visų šalių delegacijomis. Kiekviena jų turėjo ir individualią veiklos Lietuvoje programą, susitikimus, tad praktiškai tai buvo ne tik NATO viršūnių susitikimas, bet ir dar per 40 dvišalių vizitų. Be to, Protokolo departamentas buvo įsijungęs ir į vadovų antrųjų pusių programą, jos logistinę dalį.

Tad iššūkių buvo gana nemažai. Be to, NATO viršūnių susitikimas yra toks renginys, kai priimančioji šalis turi visiškai atitikti NATO standartus: kiekviena menkiausia „Litexpo“ parodų ir kongresų centro, kur vyko susitikimas, ir kitų vietų detalė turėjo būti derinama su NATO štabo Briuselyje pareigūnais.

Svarbus buvo kiekvienas elementas, pavyzdžiui, net menkiausias vieno kąsnio sumuštinis turėjo būti aprašytas anglų ir prancūzų kalbomis, paminint jo ingredientus, ar yra grybų ar riešutų, kokios galimos alergijos.

Pasirengimas vyko milžiniškas, buvo daug nematomo darbo ir sudėtinių sėkmės elementų.

Nekinta: vulgarėjančiame pasaulyje protokolinės manieros laikomos seno stiliaus, bet, neabejoja P. Zapolskas, mandagumas ir visokios jo formos visuomet madingos. I. Gelūno / BNS nuotr.

– Kad Vilnius taps šio renginio sostine, žinojome dvejus metus. Kiek truko konkretūs pasirengimo jam darbai?

– Grįžau po ambasadoriavimo prie Šventojo Sosto pernai rugsėjį ir to mėnesio pabaigoje–spalio pradžioje vyko mūsų komandos kelių dienų susitikimas su NATO štabu. Tada ir startavome su daugeliu praktinių elementų. Politinis sprendimas buvo prieš porą metų, bet realybėje konkretūs veiksmai prasidėjo pernai rugsėjį–spalį, nes juk negali viešuosiuose pirkimuose įrašyti, kad reikia x automobilių, y asmenų maitinimo, nežinai, kokio dydžio stalo reikės, kol neaišku, kiek delegacijų bus pakviesta, nors ir iki šių metų balandžio tai dar nebuvo iki galo žinoma. Tad spekuliacija sakyti, kad buvo galima pasirengti anksčiau.

NATO yra kolektyvinė organizacija, čia priimami kolektyviniai sprendimai, todėl mūsų komanda prireikus turėjo pritaikyti naują transportavimo, logistikos ir visokias kitokias schemas. Dar ir liepos 10 d., kai į Lietuvą pradėjo atvykti delegacijos, sužinojome, kad viena jų susitarė su NATO štabu padidinti delegacijos narių skaičių, todėl turėjome nuspręsti dėl automobilių skaičiaus.

– Kokių netikėtumų buvo kilę jau renginio metu?

– Protokolo darbas – nuolatinė krizė ir nuolatinis jos valdymas. Negali suplanuoti visų dalykų ar žinoti, kaip gali pasikeisti diskusija. Pavyzdžiui, viena sesija, neminėsiu kuri, užtruko, o kita, kurioje dalyvauja kitas valstybių vadovų skaičius, turi prasidėti po 25 minučių. Visi, kas tik galėjome, subėgome, o kai salę parengėme, mums pranešė, kad sesija atidedama pusvalandžiui.

Reikalavimai: kiekviena menkiausia „Litexpo“ parodų ir kongresų centro, kur vyko susitikimas, ir kitų vietų detalė turėjo būti derinama su NATO štabo Briuselyje pareigūnais. I. Gelūno / BNS nuotr.

Lėktuvų parkavimo iššūkiai

– Kaip buvo parenkama, kas kuriame viešbutyje gyvens?

– Didysis iššūkis rengiant susitikimą buvo ir Vilniaus miesto mažumas, pradedant nuo viešbučių ir oro uosto, gatvių pralaidumo, ypač Senamiestyje, o ten ir yra visi gerieji viešbučiai, kuriuose gyveno delegacijos. Reikėjo labai gerai suplanuoti delegacijų judėjimą, kad patys sau nepridarytume problemų.

Patys sprendėme delegacijų apgyvendinimo reikalus: susitarėme su viešbučiais, kad tomis dienomis jie jų niekam kitam nerezervuotų, patys derėjomės su kiekviena delegacija, kuriame jas apgyvendinti. Sugrupavome jas pagal šalis, panašų gyvenimo būdą, delegacijų dydžius. Skandinavijos ir Baltijos šalys gyveno viename viešbutyje, Vidurio Europos – kitame, Beniliukso – trečiame.

Ne visi gyveno penkių žvaigždučių viešbučiuose, nes Vilniuje ir Kaune juose turime mažiau nei 400 vietų. Kai pradėjome kalbėtis su delegacijomis, visos norėjo „Grand Hotel Kempinski“, o jame tik 100 vietų. Tačiau demokratinis pasaulis supratingas, pavyko susitarti.

Planuodami viešbučius galvojome, kaip vežiosime iš jų delegacijas. Kas stebėjo Vilnių renginio metu, didelių kamščių nematė. Planuodami renginius naudojomės ne tik kortežais  (vienai delegacijai minimalus kortežas – devyni automobiliai), į kai kuriuos renginius vežėme autobusais. Be to, sukūrėme shuttle’ų sistemą, kas norėjo, galėjo pasinaudoti jais.

Kad neužkrautume transportu viso Senamiesčio, delegacijoms rengiamuose dokumentuose įrašėme: jei orai leis, prašome eiti pėsčiomis, nes visi Vilniaus viešbučiai, pavyzdžiui, nuo Valdovų rūmų, kur vyko vakarienė, išsidėstę nuo 100 m iki 1 km 200 m atstumu. Dauguma delegacijų į priėmimą prezidentūroje atėjo pėsčiomis, kaip ir, pavyzdžiui, Vokietijos kancleris ir Jungtinės Karalystės ministras pirmininkas, Australijos ir Naujosios Zelandijos premjerai. Vilnius buvo saugiausias miestas pasaulyje, vakaras labai žavus, tad daug kas pasinaudojo galimybe pasivaikščioti.

Siūlyčiau lietuviams, kurie nori būti madingi, laikytis senų gerų manierų, nes mandagumas ir visokios jo formos visuomet madingos.

– Nuo ko priklauso, kas kurį garbų svečią sutiko oro uoste?

– Kadangi NATO viršūnių susitikimas – tarptautinis renginys, pasitikimas yra vadinamasis techninis, kai svečiai pasitinkami ir išlydimi ne politiniu lygmeniu, o dalyvaujant protokolo pareigūnui. Kodėl Lietuvos Prezidentas Gitanas Nausėda pasitiko JAV prezidentą Joe Bideną, atsakymas paprastas: JAV prezidentas, prieš atvykdamas į NATO viršūnių susitikimą, turėjo dvišalį vizitą, todėl mūsų šalies vadovas ir vyko jo pasitikti. Iš tarptautinio renginio J. Bideną išlydėjau aš.

Beje, dar lapkričio pradžioje, nežinodami, kokiais lėktuvais atskris delegacijos, planavome, kad pakaks Vilniaus oro uosto. Kai išsiaiškinome, kokiu lėktuvu atskrenda JAV, Korėjos prezidentai, kitų šalių vadovai, kartu su Susisiekimo ministerija, oro uostų žmonėmis suvokėme, kad Vilniaus oro uosto neužteks, ir ne dėl nusileidimo ir pakilimo takų, o dėl lėktuvų parkavimo.

Susitarta, kad Kauno oro uostas irgi bus lygiavertis priimant delegacijas. Svarstėme, esant reikalui, pasinaudoti ir Šiaulių oro uosto lėktuvų parkavimo galimybėmis, bet neprireikė, nes mūsų partneriai, pavyzdžiui, JAV, kurios naudojo 21 lėktuvą, Vilniuje parkavo tik tris, kiti išskrisdavo į artimiausias jų pasirinktas bazes. Oro uostų tarnybos puikiai susitvarkė – lėktuvus surikiuodavo kaip lego kaladėles. Planavimas buvo preciziškas, nors ir keitėsi iki paskutinės minutės, nes buvo keičiamas kai kurių delegacijų atvykimo laikas.

Valstybės sienos apsaugos tarnyba sukūrė pozityvią migracinę sistemą, kai žmonės buvo tikrinami, bet gana nematomai.

Kai Vilniuje atsivėrė oro erdvė (parą ji buvo uždaryta), reisiniai lėktuvai pradėjo leistis tą pačią minutę. Buvo šiek tiek vėluojančių išskristi valstybių delegacijų, bet viskas pavyko sklandžiai.

– Ar tai, kad vieni vadovai atvyko su antrosiomis pusėmis, o kiti, taip pat ir J. Bidenas, – be, protokolo požiūriu yra kažkokia žinutė?

– Neatsimenu nė vieno NATO viršūnių susitikimo, kuriame 100 proc. dalyvautų antrosios pusės. Tam būna daugybė įvairiausių priežasčių – nuo sveikatos būklės iki negalėjimo skristi, tad čia nereikia ieškoti kokių nors signalų.

Po mūsų pirmosios ponios Dianos Nausėdienės labai aktyvios veiklos, laiškų rašymo ir asmeninių kontaktų atvykusių antrųjų pusių skaičius buvo įspūdingas, ir, atrodo, kad visos liko labai patenkintos.

Atmosfera: atvykusių antrųjų pusių skaičius buvo įspūdingas, ir, atrodo, visos liko labai patenkintos. I. Gelūno / BNS nuotr.

Cepelinukai patiko

– Esate sakęs, kad tokiuose renginiuose turi būti politinis maistas, t. y., kad visiems tiktų, nieko neįžeistų. Turbūt cepelinų ir šaltibarščių nesiūlėte?

– Šaltibarščių – ne, bet cepelinų buvo.

NATO kolegos visada sako: pasirūpinkite gera kava, nes ji – tokio renginio pagrindas, ir būtinai turėkite „Coca-Cola Zero“. Buvo didžiulis viešasis pirkimas ir didžiulis darbas su laimėjusiomis organizacijomis. Maistą rinkomės labai atidžiai, jį ragavome, bandėme įdėti lietuviškų akcentų. Kiekvienoje sesijoje, kur dalyvavo valstybių vadovai, ant stalo turėjo būti gazuoto ir negazuoto vandens, pasiūlėme ir lietuviškos sulos, kurią taip pat mačiau geriant, taip pat lietuviškų kepinių, pavyzdžiui, lietuviškų „grybukų“, bet be aguonų, nes jos nepatenka į „politinio maisto“ sąvoką, įdėjome ir braškių.

Delegacijų buvimo vietose maistas buvo teikiamas iš marmitų, o valstybės vadovų zonoje buvo aukščiausio lygio aptarnavimas – siūlomi ir šalti, ir karšti patiekalai sumažintomis porcijomis. Viskas buvo aprašyta anglų ir prancūzų kalbomis, nes šiais laikais visi labai rimtai žiūri į maistą dėl alergijų ar kažkokių ingredientų.

Daug kas klausia, kiek išgerta alkoholio, bet buvo susitarta su NATO, kad „Litexpo“ – susitikimo darbo vietoje, jo nebus. Tiesa, jo turėjome, jei kuris valstybės vadovas būtų užsinorėję taurės vyno ar šampano. Gal kelios taurės ir buvo išgertos, bet tai buvo nealkoholinis susitikimas.

Vakarienėse Valdovų rūmuose ir prezidentūroje labai preciziškai sužiūrėta, kad būtų tiekiami ypatingi vynai ir šampanas, visur buvo lietuviškų akcentų, pavyzdžiui, Pakruojo dvaro gėrimų.

Maistas abiejose vakarienėse irgi buvo smulkiai aprašytas. Svečiams patiko „Taurakalnio“ firminis patiekalas – mažieji cepelinukai. Jie kokių 5 cm, gražiai patiekti. Buvo mielai valgomi ir maži kibiniukai. Svarbus akcentas buvo daržovės, uogos. Braškių visur buvo kalnai, taip pat ir žemuogių, jos panaudotos ir įvairiuose desertuose. Kai kas klausinėjo, kokia čia uoga, nes daug kur miško uogų yra tik atvežtinių, tai brangus delikatesas. Girdėjau daug gerų atsiliepimų, daug kam buvo netikėta, kad Lietuvoje toks puikus maistas.

– Kokie protokoliniai reikalavimai keliami tokių renginių dizainui?

– „Litexpo“ erdves susitikimui rengė dizaineris Artūras Čižiūnas, floristas Mantas Petruškevičius, bet pagrindinių erdvių dizainą turėjome derinti su NATO, nes tokių renginių taisyklės labai griežtos.

Vis dėlto norėjosi ir lietuviško akcento. Juo pasirinkome stilizuotą Vytį iš NATO viršūnių susitikimo Vilniuje emblemos. Jis ėjo per visas sales kaip vienijantis elementas.

VIP salėje, į kurią pakliūti galėjo tik valstybės vadovai, užsienio ir gynybos ministrai, taip pat vienas vyriausiasis vadovo patarėjas, taip pat norėjosi lietuviško akcento. Kilo idėja sukurti lietuvišką mišką. Tai natūraliai sutapo su aplinka, nes „Litexpo“, nors ir mieste, bet apsuptas miško, tad tai buvo tarsi jo tąsa.

Beveik kiekviena mums žinoma gėlė turi kažkokią politinę žinią, pavyzdžiui, rugiagėlė Prancūzijoje – Pirmojo pasaulinio karo gėlė, visi puikiai žinome, ką simbolizuoja gvazdikas, rožės taip pat turi politinę simboliką. Kad nekiltų kokių politinių asociacijų, pasirinktos smilgos.

Puikiai derėjo ir fototapetas su Trakų pilimi, organiškai susidėliojo ir specialiai parinkti vasarinių samanų spalvos baldai, beje, visi pagaminti Lietuvoje.

Viską reikėjo apgalvoti iki smulkmenų. Pavyzdžiui, VIP patalpoje, kur iki renginio buvo „Litexpo“ terasa, tarp lentų atsirado tarpelių. Supratome, kad juose gali įstrigti damų batelių kulnai, tad paskutinę savaitę teko ieškoti dangos grindims uždengti.

Protokolo darbas – nuolatinė krizė ir nuolatinis jos valdymas. Negali suplanuoti visų dalykų ar žinoti, kaip gali pasikeisti diskusija.

– Kaip tokių renginių svečiams parenkami suvenyrai?

– NATO susitikimų erdvės paprastai būna dalykiškos, be paveikslų ir daug spalvų. Mūsų komanda pagalvojo, kad prie tokios stilistikos gerai tiktų optinis menas, turime puikų jo atstovą Kazį Varnelį. Pakalbėjome su jo muziejaus direktore ir ji pasiūlė sprendimą: jo paveikslai buvo panaudoti pagrindinėse „Litexpo“ erdvėse, ir jie labai natūraliai derėjo su gana griežtu dizainu.

Kiekvienam tokiam renginiui kaip suvenyras parengiami maišeliai, į kuriuos įdedama kažkas, kas atspindi priimančiosios šalies maisto tradicijas ar dizainą. Pavyzdžiui, NATO susitikime Madride buvo įdėta vyno ir aliejaus. Mes pasirinkome dabar labai populiarių Europoje ir Amerikoje liofilizuotų uogų tris dėžutes (beje, vienoje jos buvo geltonai mėlynos – taip pat politinė sąsaja), o ketvirtą – liofilizuotų ledų. Produktai buvo lietuviški, Panevėžyje veikiančios jaunų verslininkų įmonės, laimėjusios konkursą. Į krepšį įdėjome ir pagal K. Varnelio stilių sukurtą atšvaitą, o ant paties maišelio buvo vieno iš „Litexpo“ kabojusių K. Varnelio paveikslų motyvas. Ir čia sugebėjome atrasti šarmingumo ir lietuviškumo.

Tarptautiškai ar tautiškai

– Ar teko sulaukti kažkokių išskirtinių pageidavimų?

– Visos delegacijos elgėsi pagal standartinius modelius. Gal kam kelia nuostabą, kad kuri nors šalis atsiveža savo maisto ir kavos ragautoją, bet čia nieko stebėtino, daugelyje didelių šalių tai įprasta praktika.

Taip, kiekviena šalis elgiasi pagal savo modelį, pavyzdžiui, Korėjos protokolas be galo skrupulingas, jie iš anksto nori žinoti, koks bus automobilio modelis, kuriuo bus vežiojamas jų prezidentas ir pirmoji ponia, koks to modelio galingumas ir t. t. Skandinavai labai praktiški ir racionalūs, mėgsta paprastumą, jei yra galimybė po posėdžių eiti pėsčiomis, taip ir daro.

Vis dėlto, ar ne tik tokių renginių kaip NATO viršūnių susitikimas, bet ir vizitų metu svarbiau yra tarptautinis protokolas ar nacionalinės tradicijos? Pavyzdžiui, ilgai diskutuota dėl Prezidento G. Nausėdos ir jo žmonos nuotraukos prieš kelerius metus per vizitą Japonijoje, kur jis sėdi, o žmona stovi už jo nugaros. Aiškinta, kad derintasi prie japoniškų tradicijų.

Tautiška: pagrindinių erdvių dizainą reikėjo derinti su NATO, nes tokių renginių taisyklės labai griežtos. Tačiau norėjosi ir lietuviško akcento. Juo tapo stilizuotas Vytis iš susitikimo Vilniuje emblemos. I. Gelūno / BNS nuotr.

Yra tarptautinės pagrindinės protokolo taisyklės, į kurias daugelis šalių atsižvelgia, bet yra kultūrinių, religinių skirtumų, į kuriuos, ypač atvykstančiosios šalys, stengiasi reaguoti.

Lietuva stengiasi laikytis Šiaurės Europos protokolo, kurio esmė – gera kokybė ir aukštas lygis. Stengiamės būti paprastesni, su mažiau ceremonijų, mes jų daug ir neturime, jose nenaudojame kokių raitelių ar karietų. Tačiau kai mūsų vadovai važiuoja į kitą šalį, laikomasi jų tradicinių protokolinių dalykų, nes taip rodoma pagarba priimančiajai šaliai.

Protokolas – besivystantis dalykas. Europoje, ypač Šiaurės, jis modernizuojasi, ypač po COVID-19 pandemijos. Dabar tarp politikų jau gero tono ženklas ateiti į svarbų renginį be kaklaraiščio, pabrėžiant, kad neva orientuojiesi į turinį, o ne į formą.

Tačiau didelę negatyvią įtaką tarptautiniam protokolui daro šou verslas. To pavyzdys, kai vyrai į oficialų renginį ateina su peteliške, geru kostiumu, nuostabiais batais, bet be kojinių. Tai atėję iš šou verslo ir iš Pietų kraštų. Tačiau kai italas ateina į kokį nors renginį ir matosi jo kojos, jos bent jau gražiai įdegusios, o mūsų vyrų mėlynai žalia atrodo vulgariai ir nederančiai. Be to, italai maunasi nematomas šilkines pėdutes, mes iki to dar nepriėjome. Arba makiažas: ypač Vidurio Europoje gali pamatyti vadinamuosius ruberoidinius antakius. Tai prasto skonio ženklas.

– Kodėl, pavyzdžiui, mėlyna spalva – protokolinė, o ruda – ne? Ar yra kokia protokolo biblija, kur juodu ant balto surašyti pagrindiniai reikalavimai, ar tai daugiau tiesiog tradicijų laikymasis?

– Vienos griežtos knygos nėra, tačiau yra daugybė informacijos, ypač anglų kalba, jau yra ir lietuvių. Žinoma, konvencijos dėl protokolo reikalavimų nėra, tačiau yra bendrieji principai, jie gerai žinomi.

Taip, ruda spalva yra mažiau protokolinė. Ir NATO viršūnių susitikimas atrodė kaip juodai mėlynų vyrų susiėjimo vieta.

Lietuvoje aprangos prasme labai greitai keičiamės į gera. Pastaruoju metu vyko keli valstybių vadovų, karališkų šeimų vizitai, kur oficialių vakarienių metu aprangos kodas vyrams buvo smokingas. Lietuviai vyrai 100 proc. atitiko reikalavimus, jau nekalbu apie moteris, kurios, kiek teko matyti Europoje, vienos iš gražiausiai besipuošiančių ir labai stengiasi atitikti reikalavimus. Anksčiau vyrai atsilikdavo nuo jų, bet dabar septynmyliais žingsniais jas vejasi. Dabar Europos kontekste atrodome labai gerai.

– Sakote, protokolas keičiasi, taisyklės paprastėja. Ar lenkai tebebučiuoja damoms rankas? Gal po COVID-19 pandemijos blogas tonas net glėbesčiuotis?

– COVID NATO viršūnių susitikime nedalyvavo, žmonės psichologiškai jį jau užmiršo. Vadovų susitikimuose buvo galima matyti ir europietiškų pasibučiavimų, ir rankų spaudimo, ir artimo pokalbio.

Lenkai turi tokią manierą ir jos laikosi. Pavyzdžiui, prie „Litexpo“ iš automobilio išlipęs Prancūzijos prezidentas E. Macronas, kai aš jam paspaudžiau ranką ir pasveikinau atvykus į Vilnių, paplekšnojo man per petį – malonus gestas.

Vulgarėjančiame pasaulyje tokios manieros laikomos seno stiliaus, o man patinka. Siūlyčiau lietuviams, kurie nori būti madingi, laikytis senų gerų manierų, nes mandagumas ir visokios jo formos visuomet madingos.