Ne tai, ką galvojame

Besišypsantis veidukas, ko gero, – vienas dažniausiai naudojamų elektroniniuose laiškuose simbolių. Jį pridedame norėdami parodyti, kad esame malonūs, draugiški, geranoriški. Kai kurie žmonės juo mechaniškai papildo kone kiekvieną laišką. Tačiau psichologijos ekspertai tikina, kad darbiniuose elektroniniuose laiškuose šypsenėlė daro daugiau žalos nei naudos.

Tai atskleidė žurnale "Social Psychological and Personality Science" neseniai publikuotos mokslinės studijos išvados. Ją atlikę Izraelio Ben-Gurion universiteto tyrėjai siekė išsiaiškinti, ar simbolis ":)" turi kokį nors poveikį, kai yra naudojamas susijusiuose su darbine veikla, dalykiniuose ar oficialiuose elektroniniuose laiškuose. Paaiškėjo, kad turi, tačiau toli gražu ne tokį, kokio tikisi jį rašantys.

Mokslininkų teigimu, gavusieji šiuo simboliu papildytą laišką susidaro įspūdį, kad siuntėjas yra mažiau kompetentingas, todėl rašydami jam atsakymą suteikia mažiau informacijos, jis būna ne toks išsamus. Tai net neateina mums į galvą, nes gyvame pokalbyje šypsena parodo asmens šiltumą. Toks neatitikimas tarp emocinių reikšmių tiesiogiai bendraujant ir elektroninėje erdvėje išryškėjo pirmą kartą.

"Turime įsisąmoninti, kad šypsena veide ir šypsenėlė darbiniame, verslo laiške siunčia skirtingas žinutes", – akcentuoja viena iš tyrėjų Ella Gikson.

Eksperimentuose dalyvavo 549 žmonės iš 29 šalių. Viename iš jų dalyvių buvo paprašyta įvertinti nepažįstamų, anoniminių siuntėjų kompetenciją pagal jų parašytus elektroninius laiškus bei jiems atsakyti. Tyrėjai daro išvadą, kad šypsenėlės simboliai darbinėje veikloje trukdo komunikacijai. Kaip, beje, ir kiti emocijas išreiškiantys simboliai, juos geriau palikti asmeniniams laiškams.

Kaip nepasirodyti įkyriam

Sudaryti kompetentingo asmens įspūdį gali padėti ir kiti svarbūs dalykai. Pavyzdžiui, laikas, kada išsiuntėte pakartotinį laišką, jei nesulaukėte atsakymo. Ar tai daryti jau kitą dieną, ar po savaitės? Tyrimai rodo, kad į maždaug pusę elektroninių laiškų atsakoma per valandą. Į 90 proc. laiškų atsakoma per dieną ar dvi, todėl, jei negavote atsakymo po 48 valandų, galite siųsti antrą laišką ir nepasirodysite nemandagus, įkyrus.

Turime įsisąmoninti, kad šypsena veide ir šypsenėlė darbiniame, verslo laiške siunčia skirtingas žinutes.

Atsakymas jus pasieks greičiau, jei laišką išsiųsite įprastomis darbo valandomis darbo dieną. Laiškai, pasiekę adresatą po darbo valandų ar savaitgaliais, paprastai sulaukia trumpesnių atsakymų. Trumpesni būna ir atsakymai į laiškus, išsiųstus po pietų. Taigi, darbo dienos rytas ar laikas iki pietų yra tinkamiausias, jei norite sulaukti greito ir išsamaus atsakymo.

Amžius taip pat turi įtakos. Jaunesni žmonės atsako greičiau, bet jų atsakymai trumpesni. 20–35 m. amžiaus grupėje atsakymas išsiunčiamas vidutiniškai po 16 min. 35–50 m. asmenys užtrunka apie 24 minutes. Dar vyresni atsakys maždaug už 47 minučių. Vyrai atsako 4 minutėmis greičiau nei moterys. Priklauso ir nuo įrenginio: jei asmuo, kuriam siunčiate laišką, dirba prie nešiojamojo kompiuterio, atsakymo teks laukti dvigubai ilgiau nei iš asmens, kuris atrašo iš mobiliojo telefono.

Žinia tarp eilučių

Pagal skaitmeninės komunikacijos psichologijos taisykles, būsite vertinamas rimčiau, jei netuščiažodžiausite. Laiškas neturi būti labai ilgas, nes žmogus, kuriam jį siunčiate, gali viso jo neperskaityti. Jeigu laiškas dar ir painus, mintys neaiškiai išdėstytos, tikimybė, kad iš viso nesulauksite atsakymo, ypač išauga. Vidutinis elektroninio laiško atsakymo ilgis yra penki žodžiai. Daugiau nei pusė atsakymų neviršija 43 žodžių. Vos trečdalis elektroninių laiškų yra ilgesni nei 100 žodžių.

Taip pat reikia išmokti skaityti tarp eilučių. Jeigu kurį laiką su kuo nors susirašinėjate, turite pajusti, kada dialogas išsisemia. Nustatyta, kad laiškas ir atsakymas būna panašūs, kai kalbama apie jų ilgį. Jei prirašėte penkiasdešimt sakinių, tikėkitės panašaus atsakymo. Paprastai panašus susirašinėjimo intensyvumas (laiškų rašymo ir atsakymų į juos) išlaikomas tik tam tikrą laiką, maždaug iki pokalbio vidurio.

Jei kito asmens laiškai trumpėja, ilgiau laukiate atsakymo, tai ženklas, kad jis prarado susidomėjimą ir susirašinėjimą metas baigti. Kai rašote žmogui, kurio nepažįstate, kuris užima aukštesnes pareigas ar turi aukštesnį statusą, laiško tonas turi būti gana formalus. Jei už ką nors dėkojate, nereikia to daryti pernelyg entuziastingai. Visi šie įdomūs faktai atskleisti Pietų Kalifornijos universiteto Viterbi inžinerijos mokyklos mokslininkų prieš porą metų atliktoje studijoje.

Atsispindi charakterio bruožai

Pagal tai, kaip atrodo elektroninio pašto dėžutė, galima daug sužinoti apie jos savininko charakterį ir įpročius, teigia psichologai. Ir net suskirstyti žmones į tam tikras kategorijas. Dažniausiai pasitaikančios yra šios: archyvuotojas–trynėjas, kaupėjas ir ignoruotojas. Pirmasis yra tvarką ir aiškumą mėgstanti asmenybė. Vos pamatęs naują laišką iškart imasi veiksmų.

Perskaito, o tada arba siunčia atsakymą, arba kam nors skambina, o paskui arba laišką ištrina, jeigu mano, kad ateityje nebebus reikalingas, arba patalpina į tam tikrą aplanką. Užmetę akį į jo pašto dėžutę dažniausiai pamatysime joje vos vieną kitą laišką. Tokie žmonės, psichologų teigimu, ilgai nepatikrinę savo pašto ima nerimauti ar nervintis.

Jų smegenys tarsi užprogramuotos neigiamai reaguoti į neperskaitytas žinutes, ypač jei jų yra daug. Jiems pamačius perkrautą pašto dėžutę išsiskiria su stresu susiję neurotransmiteriai (organizme susidarantys cheminiai junginiai, pernešantys nervinį impulsą tarp nervinių ląstelių), kurie sukelia nerimą. Kai dėžutė sutvarkoma, nerimas kuriam laikui atslūgsta.

Veda iš proto

Psichologai sieja elektroninės pašto dėžutės tvarkymo strategiją su noru kontroliuoti. Kai kurie asmenys palieka perkrautą paštą ramiai, o archyvuotojai-trynėjai jo nesutvarkę gali pradėti kraustytis iš proto. Tai susiję su poreikiu viską kontroliuoti, tai darydami jie jaučiasi ramesni, saugesni. Kartu patenkina kitą poreikį, kad viskas būtų sudėta tvarkingai, pagal tam tikrą sistemą.

Kaupėjo pašto dėžutėje nedaug neperskaitytų laiškų, tačiau jie retai ištrinami. Tokį elgesį skatina polinkis į perfekcionizmą. Perfekcionistai kaupia laiškus galvodami, kad prie jų sugrįš, kad atidžiau išnagrinėtų. Jiems atrodo per daug rizikinga ištrinti laiškus, nes juose yra informacijos, kuri gali praversti ateityje.

Ignoruotojai, kurių pašto dėžutėse yra tūkstančiai neperskaitytų laiškų, nebūtinai turi elgesio problemų. Korespondencijos ignoravimas gali reikšti, kad žmogus yra arba emociškai atsiribojęs, arba jaučiasi bejėgis. Gali būti, kad jis anksčiau bandė laiškus tvarkyti, tačiau progreso nepasiekė ir prarado viltį. Kita vertus, šie asmenys nebūtinai yra viską atidėliojantys, neproduktyvūs. Įtakos gali turėti prioritetai: galbūt jie mano, kad paštas nėra neatidėliotino jų dėmesio reikalaujantis dalykas.