Ar ilgai dvejojate, prieš paspausdami „Spausdinti“? O ar smarkiai skauda širdį, kai pamirštate pasirinkti reikiamą lentelės dalį, ir į spausdintuvą išsiunčiate paklodes ekselinio teksto? Dažniausiai tas perteklius keliauja į šiukšlių dėžę be didelės širdgraužos. Arba namo, „bus vaikui ant ko piešti“.

Prieblandos zona

Jūsų atsakymas į šiuos klausimus tikriausiai priklausys nuo to, ar esate funkcinis darbuotojas, ar verslo vadovas, o gal savininkas. Pastariesiems skaičiai, nugulantys į biuro technikos priežiūros išlaidų eilutes neretai gali sukelti ne tik širdies skausmą, bet ir smarkesnę reakciją.

Ar išties sąskaitose akis badančios sumos pagrįstos? O gal naujas spausdintuvas būtų kainavęs pigiau nei senojo remontas? Kodėl taip greit baigėsi naujas spausdintuvo rašalas? Iš kur tokios popieriaus sąnaudos?

Situacija juo labiau erzinanti, nes šie ir virtinė panašių klausimų – be atsakymo. Dažniausiai vieno žmogaus, kuris būtų atsakingas už biuro mašinų ūkį ir fiksuotų jų rodmenis, kruopščiai analizuotų rinką, o metų gale pateiktų išsamią ataskaitą kas, už kiek ir kodėl buvo daryta, įmonėje nėra. Tad vadovui belieka tikėti, jog darbuotojai, kurie rūpinosi spausdinimo, kopijavimo, skenavimo ir kitos technikos darbo sklandumu, darė tai sąžiningai ir rinkosi geriausią kokybę už priimtiną kainą, o tie, kurie naudojosi šia technika, diplominių darbų ar spalvoto vestuvinio laikraštuko biuro spausdintuvu netiražavo. Ir susitaikyti su tuo, jog kasdienės biuro veiklos išlaidos neišvengiamos, o tokių smulkmenų, kaip rašomasis popierius juk nesukontroliuosi.

Arba ne. Pirmiausia pradėkime nuo to, jog tai, kas iš pirmo žvilgsnio atrodytų smulkmena, išties per metus užauga į apvalią sumą: skaičiuojama, kad vidutinio dydžio įmonės išlaidos dokumentų spausdinimui, neįskaitant įrangos kainos, prasideda maždaug nuo 2500 eurų per metus.

Bet kaina – dar ne viskas.

„Dalis įmonių ne tik nori sumažinti išlaidas, bet ir siekia jų aiškumo ir skaidrumo. Vadovai nori žinoti, kaip spausdinimo sąnaudas paskirstyti skyriams ar darbuotojams, matyti argumentuotus, aiškius sprendimus dėl įrangos atnaujinimo, remonto ir panašiai. Ir, be abejo, dažnas svarsto, kaip sutaupyti ne tik pinigus, bet ir laiką, kurio reikalauja įrangos priežiūra. Pasiūla didelė, o gilintis į technines naujoves, analizuoti kainų pasiūlymus, ieškoti, kur nusipirkti tonerių ar kas suteiktų remonto paslaugas, o suradus lyginti kainas imasi vienetai. Dažniausiai taupant laiką perkama tai, kas pigiausia arba tai, ką lengviausia gauti. Deja, galiausiai dėl tokių sprendimų išlaidos tik didėja,“ – pasakoja įmonės „Biuro mašinos“, prekiaujančios biuro įranga ir teikiančia jos nuomos, techninės priežiūros, remonto paslaugas, vadovas Virginijus Tumas.

Geras spausdintuvas kainuoja brangiai, o apyvartinių lėšų įšaldyti nesinori. Manau, spausdintuvų nuoma ypač aktuali jaunoms įmonėms, kai pinigų reikia svarbesniems reikalams.

Priežiūra ir detalios ataskaitos

Tie, kurie dėl įvairiausių priežasčių neturi galimybių laikyti spausdintuvų ir kitų biuro mašinų ūkio vadelių savo rankose, tačiau nenori ir palikti visko savieigai, pasirinkimą vis dėlto turi. Jis paprastas, nors apie tokią galimybę žino tikrai ne kiekvienas: spausdinimo įrangą galima ne pirkti, o nuomotis. Pasirašius ilgalaikę nuomos sutartį, ne tik gauni reikalingą techniką, bet ir visą jos garantinį aptarnavimą, savalaikį tonerių keitimą, be to, pasikeitus įmonės poreikiams nebereikia sukti galvos, kur dėti nebereikalingą spausdintuvą, o sugedus įrangai – galvoti, kas ją pataisys ir ar išvis verta taisyti.

O jeigu jūsų tikslas – išbristi iš tamsaus spausdinimo apskaitos miško, šiuolaikiniai specializuotos programinės įrangos gamintojai siūlo įvairiausius kontrolės sprendimus. Jų dėka visas spausdinimo procesas atsispindi detaliose ataskaitose, kuriose matyti, ne tik kiek ir kaip (spalvotai ar ne) spausdinta, bet ir kuris darbuotojas spausdino, atskirais atvejais net išsaugomos visų spausdintų ar skenuotų dokumentų kopijos. Itin naudinga funkcija – galimybė sužinoti, kiek ir ko spausdinta konkrečiam projektui (klientui), net jeigu dokumentai buvo spausdinami ne iš vieno įrenginio ir ne vieno žmogaus. Atsiranda ir išlaidų kontrolė: kiekvienas atliktas veiksmas turi savo įkainį, tad galutinė suma sąskaitoje yra aiški ir skaidri.

Dar vienas dalykas, kurį akcentuoja p. Tumas – dokumentų saugumas: „Programinė įranga leidžia apriboti nuskenuotų dokumentų siuntimą nustatant, pavyzdžiui, jog išsiųsti galima tik į įmonės darbinį paštą – taip apsaugoma nuo konfidencialios informacijos nutekinimo, kadangi el. paštas kontroliuojamas kur kas lengviau. Be to, dokumentas spausdinamas ne nuspaudus klavišą kompiuteryje, o priėjus prie įrenginio – darbuotojas aktyvuoja spausdintuvą individualiu pin kodu ar darbovietės kortele, ir tik tuomet šis pradeda spausdinti.“ Taip „išgydoma“ dar viena didelių organizacijų piktžaizdė – krūvos nereikalingų kažkieno atspausdintų ir prie spausdintuvų paliktų dokumentų, kurie augina išlaidas, o kai kurie – dar ir su konfidencialia informacija, skirta tikrai ne kiekvieno akiai.

Patogumą ir pradinių investicijų sutaupymą kaip didžiausią šios paslaugos privalumą, mini ir jos naudotojai. Bendrovės „Axis Transport“ vadovas Eugenijus Rimkus pasakoja, jog ne pirkti, o nuomotis spausdintuvus biurui nusprendė veiklos pradžioje, kai įmonė stojosi ant kojų ir kiekvienas litas buvo brangus. Pasak jo, dabar galėtų įsigyti nuosavą biuro įrangą, tačiau per tiek metų jau priprato prie didelio patogumo, kai nereikia niekuo rūpintis pačiam, o spausdinimo sąnaudos – prognozuojamos ir aiškios

„Geras spausdintuvas kainuoja brangiai, o apyvartinių lėšų įšaldyti nesinori. Manau, spausdintuvų nuoma ypač aktuali jaunoms įmonėms, kai pinigų reikia svarbesniems reikalams. Be to, gali lengvai susiskaičiuoti savo spausdinimo sąnaudas. Dabar jau galėtume turėti nuosavą įrangą, gal net sutaupytume keletą eurų, tačiau galvojame, kad laikas, kurį sugaištume ja rūpindamiesi, ieškodami medžiagų, meistrų, keisdami kasetes ir panašiai, kainuoja brangiau. Mes linkę verčiau jį skirti tiesioginiam savo verslui ir uždirbti per tą laiką daugiau, nei sutaupytume,“ – sako p. Rimkus.

Eurostat duomenimis, nuomota biuro įranga naudojasi apie 2/3 Europos įmonių.

Kitąmet sueis 20 metų, kai „Biuro mašinos“ veikia Lietuvos rinkoje ir anot p. Virginijaus, šiuo metu susidomėjimas multifunkcinių biuro įrenginių nuoma bei programiniais specializuotos įrangos sprendimais tikrai padidėjęs.

„Įmonės jau supranta, kad neapsimoka investuoti į ilgalaikį turtą, kurį reikia ir kruopščiai prižiūrėti, ir apskaityti bei utilizuoti, o neretai ir atnaujinti, nes kintant situacijai rinkoje, keičiasi ir įmonės poreikiai, tobulėja technologijos. Pasirinkus nuomą, šie klausimai atkrenta, o galimybė gauti itin detalias ataskaitas ne tik padidina skaidrumą, bet ir padeda planuoti išlaidas,“ – paslaugos populiarėjimą aiškina p. V. Tumas.